In kleineren Bürogemeinschaften und selbst in besonders kommunikativen Familien wäre der gemeinsame Zugriff auf E-Mails, Termine, Adressen und Notizen in Outlook sehr nützlich. Doch das geht von Haus aus nur, wenn zusätzlich ein Exchange-Server installiert ist – ein Aufwand, den man sich gewöhnlich nur in größeren Firmen antut. Mit zwei cleveren Tools der gemeinsame Zugriff aber trotzdem möglich: Die Shareware Public ShareFolder (ab 110 Euro) gewährt den gemeinsamen Zugriff auf die Outlook-Daten eines PCs, ebenso wie die Software von Syncing.net (ab 60 Euro). Praktisch bei beiden Tools: Es sind keinerlei Änderungen an Outlook selbst nötig, die Software kümmert sich um die Technik im Hintergrund. Letztlich bedient sich die Software über Synchronisierungsmechanismen einfach bei der vorliegenden PST-Date von Outlook und stellt sicher, dass beim gemeinsamen Zugriff keine Konflikte entstehen.
Benötigt Public ShareFolder noch ein lokales Netzwerk, schafft Syncing.net den gemeinsamen Zugriff auf die Outlook-Daten sogar von jedem PC aus via Internet und ist damit universeller einsetzbar, da beispielsweise auch Außendienstmitarbeiter mit dem Laptop von unterwegs zugreifen können. Darüber hinaus synchronisiert das Syncing.net-Tool auf Wunsch zusätzlich auch noch beliebige Windows-Ordner zwischen den beteiligten PCs und eignet sich damit auch zum bequemen Austausch von Dokumenten und Daten.
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Wer es dann etwas luxuriöser benötigt, legt sich einfach ein Familienpostfach bei einem der vorhandenen Onlineservices an und schon ist das Problem für wenige Euro im Monat erledigt.
AntwortenLöschenEine ebenfalls kostenlose Lösung, ist die Nutzung einer gemeinsamen PST- Datei, die sich auf einen der Familien PC’s befindet oder einfach auf einer zentralen USB-Platte, die für die ganze Familie im Zugriff liegt (zB. Mit Fritzbox).
Im übrigen ist eine E-Mailadresse für eine gesamte Familie, aus Datenschutzrechtlichen Gründen bedenklich, weil man bei jeder E-Mail den Empfänger darauf hinweisen muss, dass es sich um eine „öffentliche“ Mailadresse handelt, an die keine Datenschutzrechtlichen relevanten Daten (fängt bereits bei Telefonnummern an) gesendet werden dürfen.
Im Small Buisiness Bereich gibt es von vielen Anbietern, wie Microsoft (officelive.com) oder auch die jeweiligen Internetprovidern, kostenlose Lösungen.